Manajemen Komunikasi Efektif Pada Project-Based Organizations

Manajemen hubungan pemangku kepentingan yang efisien merupakan persyaratan penting bagi setiap organisasi yang sukses. Manajemen komunikasi yang efektif menandakan suatu proses di mana berbagai jenis komunikasi disampaikan sedemikian rupa sehingga tujuan penyampaian komunikasi tersebut tercapai secara maksimal. Dalam konteks proyek, sebagaimana disebutkan oleh Kerzner (1987), definisi komunikasi yang efektif mencakup faktor-faktor penting berikut: (a) pertukaran informasi, (b) suatu tindakan atau contoh penyampaian informasi, (c) lisan atau tulisan. pesan, (d) suatu teknik untuk mengungkapkan gagasan secara efektif, dan (e) suatu proses dimana makna dipertukarkan antar individu melalui suatu sistem simbol yang umum.

Kirti Rajhans dalam The IUP Journal Volume XII No 4, 2018 berjudul Effective Communication Management: A Key to Stakeholder Relationship   Management in Project-Based Organizations melakukan studi yang bertujuan untuk mengeksplorasi penggunaan komunikasi yang efektif dalam manajemen hubungan pemangku kepentingan dan juga untuk menemukan kerangka metodologis untuk menggunakan komunikasi sebagai alat yang efektif untuk mengelola hubungan pemangku kepentingan yang sukses di semua tingkatan.

Metode yang digunakan pada studi ini adalah melalui survei kuesioner dan wawancara terstruktur terhadap pemangku kepentingan yang bekerja di berbagai organisasi proyek. Hasilnya menunjukkan penerapan komunikasi dalam mengelola berbagai fungsi manajemen pemangku kepentingan. Sebuah kerangka kerja untuk manajemen komunikasi yang efektif disarankan sebagai bagian dari hasil yang dapat digunakan oleh para praktisi di semua jenis organisasi proyek untuk keberhasilan manajemen hubungan pemangku kepentingan.

Penelitian ini dilakukan dalam dua tahap. Tahap pertama terdiri dari melakukan wawancara semi-terstruktur dengan para profesional industri berpengalaman yang memiliki pengalaman praktis di bidang manajemen pemangku kepentingan dan dengan demikian memiliki pemahaman yang lebih baik mengenai isu-isu yang berkaitan dengan manajemen hubungan pemangku kepentingan dan implikasinya. Para ahli ini dipilih dari empat sektor utama: (a) TI, (b) Konstruksi, (c) Ketenagalistrikan,  dan (d) Manufaktur. Hal ini memastikan keterwakilan organisasi-organisasi proyek besar memiliki pandangan yang seimbang mengenai masalah ini. Peserta wawancara diminta menjawab beberapa pertanyaan terkait berdasarkan pengalamannya dalam pendekatan wawancara semi terstruktur. Pertanyaan wawancara termasuk namun tidak terbatas pada pertanyaan seputar: (a) Pemangku kepentingan yang paling penting, (b) Pentingnya pengelolaan hubungan dengan pemangku kepentingan untuk mencapai keberhasilan, (c) Permasalahan umum yang diamati dalam mengelola hubungan dengan pemangku kepentingan, (d) Kemampuan manajemen komunikasi yang efektif sebagai alat untuk mengelola hubungan pemangku kepentingan dengan cara yang lebih baik, dan  (e) Cara proses manajemen komunikasi dapat membantu dalam manajemen hubungan pemangku kepentingan proyek yang sukses.

Tahap kedua terdiri dari persiapan dan pelaksanaan survei kuesioner dengan tujuan eksplorasi lebih lanjut dan validasi penerapan utama manajemen komunikasi dalam manajemen hubungan pemangku kepentingan. Setelah mensintesis tanggapan yang diterima dari peserta wawancara, versi awal kuesioner survei dikembangkan. Sebuah studi percontohan dilakukan untuk mengetahui kesesuaian, inklusivitas dan aspek praktis dari kuesioner. Saran dari peserta survei percontohan dimasukkan dalam kuesioner akhir. Sebelum difinalisasi, poin-poin utama dicermati kembali berdasarkan kajian literatur yang dilakukan. Kuesioner survei mencoba memahami pentingnya komunikasi dalam berbagai aspek pengelolaan hubungan pemangku kepentingan berdasarkan tanggapan yang diterima dari peserta survei. Kuesioner disiapkan berdasarkan skala Likert lima poin dimana 1 = sangat tidak setuju; 2 = tidak setuju; 3 = agak setuju; 4 = setuju; dan 5 = sangat setuju.

Hasil wawancara dengan para profesional industri mengungkapkan bahwa mayoritas responden sepakat tentang pentingnya manajemen pemangku kepentingan dalam keberhasilan proyek. Setelah dilakukan analisa tanggapan peserta pada soal terkait permasalahan pengelolaan hubungan pemangku kepentingan, ditemukan permasalahan sebagai berikut: (a) Distorsi informasi, (b) Keterlambatan informasi, (c) Miskomunikasi antar pemangku kepentingan penting, (d) Konflik antara klien dan kontraktor atau konflik internal di antara tim proyek, (e) Kurangnya satu titik kontak, dan (f) Kurangnya kepercayaan di antara para pemangku kepentingan.

Kemudian hasil studi tahap pertama, yaitu poin-poin yang diperoleh dari wawancara dengan pakar industri, divalidasi dalam survei kuesioner komprehensif. Secara keseluruhan, hasil survei menunjukkan empat faktor utama, yaitu Pentingnya Manajemen Hubungan Pemangku Kepentingan untuk Kesuksesan Proyek, Peran Komunikasi dalam Manajemen Hubungan Pemangku Kepentingan, Komunikasi sebagai Alat untuk Mengelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan, dan Komunikasi Internal yang Efektif Memfasilitasi Kinerja Tim Proyek yang Lebih Baik, menerima skor rata-rata tertinggi dan dianggap paling penting oleh peserta survei. Hal ini menegaskan perlunya mempersiapkan strategi manajemen komunikasi yang efektif untuk melibatkan pemangku kepentingan, untuk menghasilkan efektivitas dalam kinerja tim proyek dan untuk mengelola hubungan pemangku kepentingan di semua tingkatan.

Kontribusi utama dari studi ini terletak pada identifikasi berbagai tahapan penting implementasi proyek dimana manajemen komunikasi dapat digunakan sebagai proses terencana untuk berhasil mengelola harapan dan persepsi pemangku kepentingan yang pada akhirnya akan menguntungkan organisasi dalam banyak hal. Studi ini menyimpulkan bahwa meskipun terdapat kesadaran mengenai pentingnya pengelolaan hubungan pemangku kepentingan secara umum, terdapat kurangnya upaya yang berdedikasi dan terencana untuk mengelola hubungan yang merupakan tulang punggung pengelolaan pemangku kepentingan dan pada akhirnya sangat penting bagi keberhasilan proyek. Peserta wawancara dan peserta survei kuesioner sangat setuju dengan poin bahwa “komunikasi memainkan peran penting dalam mengelola hubungan pemangku kepentingan.” Mereka juga sepakat bahwa ketidakefisienan dalam komunikasi dapat berdampak buruk terhadap keterlibatan pemangku kepentingan dalam proyek. Sebagian besar permasalahan dalam hubungan pemangku kepentingan yang diperoleh dari wawancara para ahli menunjukkan masalah kurangnya komunikasi atau miskomunikasi. Studi ini akan berguna bagi para praktisi industri karena kerangka komunikasi dapat diterapkan untuk keberhasilan manajemen hubungan pemangku kepentingan. Kontribusi penelitian ini adalah mengemukakan pendekatan baru dan metodologis untuk menciptakan nilai di bidang manajemen hubungan pemangku kepentingan.

(Written originally by Salma Fadhilah on salmafadhilah.blogspot.com)