Pengembangan Sistem Manajemen Kontrak dalam Pengadaan

Saat ini, kondisi ekonomi yang agak sulit untuk melakukan kegiatan komersial di sektor ritel mengharuskan semua pelaku pasar untuk memobilisasi cadangan eksternal dan internal. Dalam situasi ini, manajemen kontrak yang efektif menjadi salah satu komponen kunci keberhasilan bisnis perusahaan perdagangan jaringan. Perlu dicatat bahwa dalam kondisi digitalisasi ekonomi, perhatian khusus pemangku kepentingan perusahaan diberikan pada manajemen proses, yang tidak dapat dipertimbangkan tanpa memperhatikan strategi kontrak organisasi. Hal ini disebabkan karena kegiatan jaringan perusahaan perdagangan dilaksanakan melalui penerapan manajemen, proses bisnis dasar dan pendukung. Pada saat yang sama, selama pelaksanaan sebagian besar proses bisnis, terdapat kesepakatan yang konsisten, kesimpulan dan pelaksanaan berbagai perjanjian (kontrak). Dengan demikian, kontrak (perjanjian) adalah bentuk dokumenter yang mengimplementasikan tujuan para pemangku kepentingan, dan pengelolaan berbagai kelompok kontrak merupakan bagian integral dari model bisnis operasi perusahaan perdagangan jaringan.

Oleh karena itu, Olga Voronova dalam jurnal E3S Web of Conferences 164, 09018 (2020) berjudul Development of contract management system for network companies under economy digitalization  menjelaskan bahwa saat ini perusahaan pemasaran jaringan menaruh perhatian besar pada pengembangan dan implementasi strategi kontrak, pengembangan kompetensi pemilik proses bisnis utama (pemegang kontrak), motivasi dan tanggung jawab mereka. Akibatnya, karena manajemen kontrak yang efektif secara langsung memengaruhi kualitas dan waktu kewajiban, penyelesaian masalah komersial dan teknis secara tepat waktu dan, sebagai konsekuensinya, kinerja komersial perusahaan.

Menurut model referensi proses bisnis perusahaan perdagangan jaringan FMCG, proses "Manajemen kontrak" mengacu pada pengelolaan proses bisnis. Dalam hal ini, akad dapat berupa masukan dan keluaran (hasil) dari suatu proses bisnis tertentu. Proses bisnis pengelolaan "Manajemen kontrak" mencakup alat manajemen dasar dan tambahan. Dengan demikian, keputusan manajerial tentang penggunaan sumber daya yang optimal dan penyelesaian hubungan hukum para pihak dapat dianggap sebagai alat kontrol dasar, sebagai alat bantu kontrak manajemen, personel, perangkat lunak, dll.

Karena sistem manajemen kontrak didasarkan pada optimalisasi biaya transaksi, semua kontrak perusahaan harus diselesaikan sesuai dengan persyaratan proses manajemen kontrak. Pemegang kontrak (penanggung jawab) biasanya adalah pemilik atau pelaksana proses bisnis. Kategori spesialis ini harus secara jelas mewakili tahapan proses, peran dan tanggung jawab semua peserta, serta bertanggung jawab atas proses dan hasil pekerjaan dan layanan yang dilakukan.

Pembentukan sistem manajemen kontrak untuk perusahaan perdagangan jaringan tidak mungkin dilakukan tanpa mengembangkan strategi kontrak, karena hanya setelah menentukan struktur kontrak untuk bidang kegiatan perusahaan, jenis, urutan kesimpulan dan hubungan kontrak individual, KPI proses bisnis dan kontrak mereka yang sesuai (hasil dari proses bisnis ini) dihitung, yang pada gilirannya akan memberikan kesempatan untuk menilai efektivitas strategi kontrak perusahaan perdagangan jaringan secara keseluruhan.

Sistem manajemen kontrak harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis lainnya. Oleh karena itu, manajemen kontrak tidak boleh dianggap semata-mata sebagai tugas pribadi untuk mengotomatiskan pemrosesan dokumen dari jenis kontrak yang sama. Padahal, tugasnya jauh lebih luas, karena kontrak bukan hanya dokumen yang tunduk pada akuntansi khusus, tetapi juga keseluruhan sistem hubungan kontraktual antara pelanggan dan kontraktor. Setiap Manajer tertarik pada sistem kompleks yang mendukung semua tahapan siklus hidup kontrak mereka dan memberikan gambaran keseluruhan tentang keadaan Urusan, termasuk yang terkait dengan anggaran, sumber daya, tenggat waktu, dll.

Perlu dicatat bahwa dukungan fungsional dari sistem manajemen kontrak perusahaan selalu dikaitkan dengan bidang aktivitas tertentu dari organisasi perdagangan jaringan dan sebenarnya merupakan model untuk mengelola kontrak tertentu. Pada saat yang sama, komposisi dukungan fungsional untuk kontrak bisa sangat berbeda.

Karena sistem manajemen kontrak melibatkan banyak divisi perusahaan, yang masing-masing mewakili kepentingannya sendiri, perlu mempertimbangkan persyaratan berbeda dari masing-masing divisi perusahaan untuk sistem manajemen otomatis. Dengan kata lain, sistem tidak hanya harus memenuhi semua persyaratan yang dikenakan padanya oleh masing-masing divisi perusahaan yang terlibat dalam implementasi proses bisnis, tetapi juga menyediakan proses bisnis "end-to-end" dari aktivitas utama untuk menciptakan konsumen. nilai.

Di perusahaan perdagangan jaringan dengan sejumlah besar rekanan, mengelola interaksi di antara mereka menjadi aspek kunci dari manajemen kontrak. Kontrak tidak dapat menghilangkan kebutuhan untuk mengembangkan hubungan kerja yang efektif antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek, yang didasarkan pada tujuan bersama, kepercayaan, dan kerja sama. Mengingat ketidakpastian sebagian besar proyek, tidak ada kontrak yang dapat mencakup semua masalah, artinya saat ini tidak ada sistem manajemen kontrak yang sempurna. Namun, proses manajemen kontrak ditujukan untuk memastikan bahwa kewajiban dan persyaratan proyek dipenuhi dengan tingkat efisiensi tertinggi. Membangun sistem manajemen kontrak yang efektif adalah tugas yang sangat penting dan kompleks, karena tugas mengelola kontrak berada di persimpangan kepentingan berbagai rekanan, pemangku kepentingan, divisi strutkurnyh, dan sistem otomatis.

Stakeholder jaringan perusahaan perdagangan perlu menentukan strategi kontrak, yaitu memilih struktur kontrak (jenis, jenis, urutan kesimpulan dan hubungan kontrak), menetapkan KPI (indikator kinerja) kontrak, KPI (indikator kinerja) kontrak proses bisnis dan membangun hubungan di antara mereka. Hanya jika semua persyaratan ini terpenuhi, penilaian nyata terhadap strategi kontrak perusahaan perdagangan jaringan dapat dilakukan. Dengan kata lain, dengan meningkatkan efisiensi manajemen kontrak, perusahaan perdagangan jaringan akan dapat meningkatkan efisiensi, daya saing, dan melindungi kepentingan mereka dengan mengoptimalkan dan mengotomatiskan pekerjaan mereka bersama mereka.

(Written originally by Salma Fadhilah on salmafadhilah.blogspot.com)